苦情

苦情

自社が他の会社と取引きをする場合、もしくは、個人のお客様と取引をする場合、思わぬトラブルに見舞われる事があります。
もちろん、自分の会社に落ち度がある場合もありますが、第三者(運送会社や空港・国の情勢)などで相手の方に迷惑がかかる事もあります。
相手の方からの「苦情」については、一刻も早く 処理を行うべきです。
今回は、「苦情処理」で使える英会話を覚えましょう!

まずは、発送した荷物が届かないといった苦情処理です。
・いつ
・何で
発送したのかを、相手の方にきちんとお知らせします。
We sent them to you by airfreight on December the 15th.
(12月15日に航空貨物にて、発送しておりますが。)
今の時代は、荷物の後追い検索が出来ますので
I’ll check into it and call you.(調べて、折り返し お電話いたします。)
と、伝えましょう。

次に、相手の方へ届いた荷物に破損があった場合の苦情処理です。
I’ll surely airmail replacements as soon as possible.
(代わりの品を早急にお届けいたします。)
と、伝えましょう。
保険で補償を受けるべきものは、保険会社に交渉しましょう
。 品物が違う・数が足りない・色が違うといった苦情に対しても、こちらのミスの場合には、
I’ll surely airmail them as soon as possible.(早急にお届けいたします。)
と、伝えましょう。

どのような理由にせよ、先方に迷惑がかかった時には、正式にきちんとお詫びを伝えます。その場合には、
I’m very sorry.(大変、申し訳ありませんでした。)
I’m sorry to have caused you so much trouble.
(ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。)
I’m terribly sorry to have inconvenienced you.
(ご不便をおかけして、申し訳ございません。)
と、伝えます。
完全に自社側のミスや落ち度がある場合には、
I’m sorry that I have kept you waiting.(お待たせして、申し訳ございません。)
Please forget me for being late.(遅れまして、申し訳ございません。)
Please forgive my mistake.(私共のミスです。申し訳ありませんでした。)
と、お詫びの具体的な理由も述べた方が誠意を感じられます。


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